Cum eficientizează un program de gestiune activitatea unui magazin

Gestionarea eficientă a unui magazin presupune mai mult decât înregistrarea vânzărilor și verificarea periodică a mărfurilor de pe raft. Stocurile, recepțiile, prețurile, furnizorii, inventarele și încasările trebuie urmărite într-un mod unitar, astfel încât informațiile să fie corecte și ușor de consultat.

Un program de gestiune pentru magazin centralizează aceste operațiuni și reduce timpul alocat activităților administrative. Prin automatizarea proceselor repetitive, managerii pot controla mai bine costurile, pot evita lipsurile sau suprastocurile și pot lua decizii comerciale pe baza unor date actualizate

• Controlul permanent al stocurilor

Administrarea unui magazin devine dificilă atunci când intrările, vânzările și transferurile sunt urmărite în documente separate. O diferență aparent mică între stocul fizic și cel scriptic poate provoca lipsuri la raft, comenzi inutile sau blocarea banilor în produse care se vând greu. Din acest motiv, evidența stocurilor trebuie actualizată după fiecare operațiune.

Un program de gestiune pentru magazin permite înregistrarea recepțiilor, a vânzărilor, a retururilor, a transferurilor și a consumurilor. Managerul poate verifica rapid cantitatea disponibilă pentru fiecare produs, fără să solicite verificări manuale în depozit. Soluția CENTO Gestiune de la AttoSoft este destinată administrării activităților de back-office și urmăririi materialelor de intrare și ieșire.

Informațiile centralizate reduc riscul vânzării unor produse care nu mai sunt disponibile și ajută la identificarea articolelor aflate sub nivelul minim stabilit. Astfel, aprovizionarea poate fi planificată în funcție de consumul real.

• Automatizarea recepției mărfurilor

Recepția produselor presupune verificarea facturii furnizorului, introducerea cantităților, actualizarea prețurilor și generarea notei de recepție. Atunci când aceste operațiuni sunt efectuate manual, o singură cifră introdusă greșit poate afecta valoarea stocului și marja comercială.

Un soft de gestiune preia și organizează informațiile despre furnizori, produse, cote de TVA, prețuri de achiziție și prețuri de vânzare. Documentele de intrare pot fi înregistrate mai repede, iar stocul se actualizează imediat după confirmarea recepției.

Programul poate genera automat prețurile de vânzare, procesul-verbal de schimbare a prețului și etichetele necesare pentru raft. Această funcție este utilă mai ales în magazinele cu un număr mare de articole sau cu modificări frecvente ale prețurilor.

• Stabilirea și modificarea prețurilor

Prețul de vânzare trebuie stabilit prin raportare la costul de achiziție, adaosul comercial, taxele aplicabile și politica magazinului. În lipsa unui sistem centralizat, modificarea prețurilor poate crea neconcordanțe între casa de marcat, raft și evidența contabilă.

Programul permite aplicarea unor formule de calcul și actualizarea controlată a prețurilor. Managerul poate analiza adaosul procentual sau valoric pentru fiecare produs și categorie. În acest fel, deciziile comerciale nu mai sunt bazate doar pe intuiție.

AttoSoft.ro oferă prin soluția CENTO posibilitatea de a configura reduceri, promoții și cote speciale de discount pentru anumite produse sau categorii de articole. De asemenea, pot fi stabilite discounturi personalizate pentru clienții care depășesc un anumit volum de cumpărături.

• Inventarierea mai rapidă a produselor

Inventarul este una dintre cele mai solicitante activități dintr-un magazin. Produsele trebuie numărate, comparate cu evidența din sistem și analizate diferențele. Dacă firma are mii de articole, procesul poate dura ore sau chiar zile.

Prin utilizarea codurilor de bare și a terminalelor de inventariere, produsele pot fi identificate și numărate mai repede. Datele colectate sunt comparate cu stocul scriptic, iar programul evidențiază surplusurile și lipsurile.

Un sistem modern poate genera direct documentele necesare inventarierii și procesul-verbal aferent. CENTO Gestiune este compatibil cu cititoare de coduri de bare, imprimante de etichete și dispozitive specializate pentru inventar.

• Urmărirea vânzărilor și a încasărilor

Un magazin nu are nevoie doar de informații despre cantitățile vândute. Managerul trebuie să cunoască valoarea încasărilor, produsele cu cel mai bun rulaj, marja realizată și performanța fiecărui punct de vânzare.

Programul poate urmări încasările pe operator, perioadă sau categorie de marfă. De asemenea, permite evidența depunerilor și retragerilor de numerar, precum și analiza ieșirilor realizate prin bonuri fiscale, facturi, avize sau bonuri de consum.

Integrarea cu un program de vânzări simplifică și activitatea de la casă. Scanarea codurilor de bare reduce timpul necesar introducerii produselor, iar informațiile despre tranzacții sunt transmise către gestiune.

• Gestionarea furnizorilor și a plăților

Un magazin lucrează, de regulă, cu mai mulți furnizori, fiecare având termene, condiții și liste de prețuri diferite. Programul centralizează facturile de achiziție, scadențele și plățile efectuate.

Managerul poate vedea ce facturi trebuie achitate, care furnizori au livrări întârziate și ce produse sunt cumpărate frecvent. Situația obligațiilor de plată poate fi ordonată după scadență sau furnizor, reducând riscul penalităților și al blocării relațiilor comerciale.

Comenzile către furnizori pot fi pregătite pe baza stocului disponibil și a ritmului de vânzare. În locul aprovizionării făcute după estimări, magazinul comandă cantități apropiate de necesarul real.

Program de gestiune pentru magazin | AttoSoft.ro

• Administrarea mai multor puncte de lucru

Pentru o rețea de magazine, vizibilitatea asupra fiecărei locații este esențială. Un produs se poate epuiza într-un punct de lucru și poate rămâne nevândut în altul.

Programul permite definirea mai multor gestiuni și realizarea transferurilor între locații. Avizele se generează direct în aplicație, iar cantitățile sunt actualizate în fiecare gestiune. CENTO oferă funcții pentru transferul mărfurilor între punctele de lucru și pentru controlul politicilor de preț și stoc la nivel de rețea.

• Rapoarte utile pentru deciziile manageriale

Un sistem ERP pentru retail transformă operațiunile zilnice în informații ușor de analizat. Managerul poate consulta rulajul produselor, adaosul comercial, topul vânzărilor, facturile scadente și necesarul de aprovizionare.

Rapoartele arată ce articole se vând rapid, ce produse ocupă inutil spațiul de depozitare și care categorii generează cea mai bună marjă. CENTO poate genera analize privind vânzările, încasările, mișcările de marfă și comenzile optime către furnizori.

Prin aceste informații, magazinul poate reduce pierderile, poate planifica mai bine aprovizionarea și poate răspunde mai rapid schimbărilor din comportamentul clienților.